Peran Basis Data (database)

Basis data penting dalam pengolahan data menggunakan komputer, karena beberapa alasan, yaitu:

• Sebagai komponen utama atau penting dalam sistem informasi, karena merupakan dasar dalam menyediakan informasi.
• Menentukan kualitas informasi yaitu cepat, akuran dan relevan sehingga informasi yang disajikan tidak basi. Informasi dapat dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya.

Penyusunan suatu database digunakan untuk mengatasi masalah-masalah pada penyusunan data. Manfaat yang diperoleh dari penyusunan database yaitu untuk:

• Mengatasi kerangkapan (redundancy) data. Penyimpanan data yang sama pada beberapa tempat selain bisa menyulitkan pemakai tentang aktualisasi data juga memboroskan tempat penyimpanan, maka basis sata akan mendeteksi dan menghindari jika terjadi kerangkapan data.
• Menghindari terjadinya inkosistensi data. Akibat lain jika terjadi kerangkapan data, maka jika terjadi perubahan pada data  yang satu sedangkan yang lain tidak diubah akan terjadi ketidakkonsistenan data. Untuk itu database akan menyesuaikan terhadap data yang sama jika terjadi perubahan, jadi semua data akan selalu ter-update.
• Mengatasi kesulitan dalam mengakses data. Memudahkan jika suatu saat akan diambil atau dicetak data yang memiliki kriteria tertentu, misalnya pada tanggal tertentu, alamat tertentu, jumlah tertentu, dan sebagainya.
• Menyusun format yang standar dari sebuah data. Data yang sama pada file yang berbeda harus memiliki format data berupa tipe dan jangkauannya harus sama. Ketidaksamaan format data akan mengakibatkan sulit atau tidak bisanya pengaksesan data yang lain.
• Penggunaan oleh banyak pemakan (multiple user). Sebuah database bisa dimanfaatkan sekaligus secara bersamaan oleh banyak pengguna (multiuser).
• Melakukan perlindungan dan pengamanan data (data security). Setiap data hanya bisa diakses atau dimanipulasi oleh pihak yang diberi otoritas dengan memberikan login dan password terhadap masing-masing data.
• Menyusun intergritas dan independensi data. Basis data merupakan data kompleks yang bisa diintegrasikan, sehingga kita bisa memanipulasi untuk mendapatkan berbagai bentuk lembar kerja atau laporan yang kita inginkan. Namun demikian masing-masing data tidak saling tergantung terhadap data yang lain. Data-data dalam database bisa saling berdiri sendiri.